Imprimir não gera receita. Ainda assim, consome orçamento, tempo da equipe de TI e uma quantidade enorme de energia improdutiva todos os meses. O outsourcing de impressão resolve esse problema na raiz: em vez de comprar equipamentos, comprar toner e brigar com chamados de manutenção, sua empresa paga por um serviço completo, previsível e gerenciado.
A InovaCore já atua como parceira estratégica em tecnologia, infraestrutura, RFID, segurança integrada e gestão. Agora, incorpora ao seu portfólio o Outsourcing de Impressão — uma extensão natural do compromisso de otimizar decisões, reduzir custos e fortalecer a operação dos clientes.
O que é outsourcing de impressão, na prática
Trata-se de um contrato de serviço em que toda a operação de impressão, cópia e digitalização é assumida pela InovaCore. Portanto, o cliente deixa de administrar um parque de equipamentos e passa a contratar um resultado: documentos impressos com qualidade, disponibilidade alta e custo controlado.
Além disso, o modelo elimina a compra de insumos e a gestão de chamados técnicos. Em contrapartida, o cliente ganha previsibilidade orçamentária. De fato, essa é a razão pela qual o formato se consolidou em empresas de médio e grande porte.
Como o modelo funciona no dia a dia
O desenho do contrato parte de um diagnóstico do parque atual. Em seguida, a InovaCore dimensiona os equipamentos por área, com base no volume real de páginas e no perfil de cada setor. Finalmente, implanta o monitoramento e inicia a gestão contínua.
Durante a vigência, a empresa paga conforme o volume contratado — a franquia de páginas. Logo, o custo por página já embute equipamento, suprimentos, manutenção e suporte técnico.
Por que o custo total cai até 30%
A economia não vem de um único fator. Ela resulta de quatro frentes atuando juntas:
- Eliminação do CAPEX: não há compra de impressoras nem imobilização de capital em ativos que depreciam rápido.
- Fim da compra emergencial de insumos: o consumo de toner e peças passa a ser gerenciado e monitorado.
- Redução de desperdício: políticas de impressão, autenticação e regras por setor cortam impressões desnecessárias.
- Previsibilidade: o custo por página é fixo e mensurável, o que facilita o planejamento financeiro.
Consequentemente, o orçamento deixa de oscilar com picos de manutenção e compras avulsas. Ou seja, a área financeira ganha controle real sobre uma despesa historicamente difusa.
O que está incluído no serviço
Equipamentos novos e adequados ao volume
Cada ambiente recebe o equipamento correto para sua demanda. Por isso, não há ociosidade em uma área e filas em outra. Além disso, a renovação do parque acontece de forma programada, sem impacto operacional.
Manutenção preventiva e corretiva
A InovaCore assume a manutenção integral. Assim, sua equipe de TI deixa de abrir chamados e de acompanhar técnicos. Portanto, o time interno volta a se dedicar a projetos que geram receita.
Suprimentos a pronta entrega
Toner, peças e consumíveis são repostos antes do esgotamento. Dessa forma, a empresa nunca para uma operação por falta de insumo.
Gestão de ativos e monitoramento
O monitoramento constante permite acompanhar volumetria, consumo por setor e desempenho dos equipamentos. Além disso, gera dados confiáveis para decisões de expansão e de redução de custos.
Gestão de documentos e digitalização
A operação vai além do papel. Digitalização, indexação e armazenamento seguro com tecnologia GED/ECM tornam documentos pesquisáveis e acessíveis pela web, com controle de acesso por usuário.
Suporte técnico especializado
O atendimento é feito por equipe própria, com abertura de chamados e acompanhamento de cada ocorrência. Portanto, o cliente tem canal claro e resposta ágil.
Diferenciais da InovaCore em outsourcing de impressão
Conhecimento profundo de setores regulados
A atuação em saúde, contabilidade e gestão financeira traz um diferencial concreto: compreensão das exigências de rastreabilidade, guarda de documentos e conformidade. Em suma, o projeto de impressão nasce alinhado às regras do setor.
Projetos desenhados sob medida
Nenhum contrato é copiado de outro cliente. A InovaCore analisa a estrutura real, o fluxo de documentos e a estratégia do negócio antes de propor qualquer configuração.
Redução de desperdício como método
A gestão de impressão inclui políticas de uso, autenticação de usuários e regras por departamento. Assim, o volume impresso cai sem prejudicar a operação.
Foco em disponibilidade e produtividade
A meta é simples: equipamento funcionando, insumo disponível e usuário atendido. Por isso, o indicador central é a continuidade da operação, não o número de chamados abertos.
Aplicações por segmento
Saúde
Prontuários, receitas, guias e laudos exigem disponibilidade e rastreabilidade. Entretanto, o fluxo de atendimento não pode parar por falta de impressão. O outsourcing garante equipamentos robustos na recepção, na farmácia e na alta hospitalar.
Jurídico e contábil
Petições, contratos e demonstrativos demandam volume alto e qualidade consistente. Contudo, a guarda correta desses documentos é obrigatória. Por isso, a digitalização com GED/ECM se torna parte natural da solução.
Educação
Secretarias, coordenações e bibliotecas imprimem em picos sazonais. Assim, o dimensionamento por demanda evita equipamentos subutilizados fora dos períodos de matrícula.
Indústria e logística
Etiquetas, romaneios, ordens de produção e comprovantes circulam em ritmo intenso. Por isso, falhas de impressão travam processos inteiros. Aqui, a manutenção preventiva é decisiva.
Governo e setor público
Licitações, processos administrativos e protocolos exigem conformidade e previsibilidade. Além disso, a contratação de serviço continuado simplifica a gestão orçamentária.
Empresas de pequeno e médio porte
O modelo também cabe em estruturas menores. Ou seja, não é preciso ter centenas de equipamentos para ganhar eficiência e previsibilidade.
Sinais de que sua empresa precisa migrar agora
- Equipamentos com mais de quatro anos de uso e manutenção frequente.
- Gastos com toner e peças espalhados por vários centros de custo.
- Filas de impressão em horários de pico e reclamações recorrentes.
- Time de TI consumido por chamados operacionais de baixo valor.
- Ausência de indicadores sobre volume impresso por setor.
- Contratos de manutenção fragmentados com vários fornecedores.
Se dois ou mais itens descrevem sua realidade, o ganho potencial é significativo.
Erros comuns ao contratar outsourcing de impressão
- O primeiro erro é escolher apenas pelo preço por página mais baixo. Contudo, um valor irreal tende a vir com franquia mal dimensionada ou com suporte lento. Além disso, o barato costuma cobrar caro em reincidência.
- O segundo erro é não mapear o volume real antes de contratar. Por isso, o contrato nasce descalibrado e gera excedentes caros ou capacidade ociosa.
- Outro equívoco frequente é ignorar o tempo de atendimento previsto. De fato, a operação para uma hora por dia custa muito mais do que a diferença de preço entre propostas.
- Por fim, muitas empresas esquecem de exigir monitoramento e relatórios. Todavia, sem dados, não há gestão — apenas consumo.
FAQ
- O outsourcing substitui a compra de impressoras? Sim. O cliente pode migrar todo o parque e liberar o capital que seria destinado à aquisição e à manutenção.
- A empresa perde o controle sobre a impressão? Não. O monitoramento gera relatórios por setor e por usuário, o que amplia o controle em relação ao modelo atual.
- E se a empresa imprimir mais que o volume contratado? O excedente é tratado conforme a franquia acordada, com clareza contratual desde o início.
- Quem faz a manutenção? A InovaCore assume a manutenção preventiva e corretiva, além do fornecimento de suprimentos.
- É possível digitalizar e armazenar os documentos? Sim. A gestão de documentos integra a digitalização, a indexação e o armazenamento seguro com controle de acesso.
Conclusão
Reduzir custo de impressão não é cortar papel. É eliminar a despesa invisível: equipamentos depreciados, compras emergenciais e horas de TI paradas em chamados. Com o outsourcing de impressão da InovaCore, sua empresa troca essa dispersão por um custo único, mensurável e gerenciado.
Além disso, ganha equipamentos novos, manutenção inclusa, suprimentos garantidos e dados para decidir.
Fale com um consultor da InovaCore e descubra quanto sua empresa pode economizar. O diagnóstico é gratuito e mostra, número a número, o custo real do seu parque atual.
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